IA Générative pour
l'Événementiel

Programme

• Fonctionnement des LLM et de la multimodalité — texte, image, vidéo, audio : ce que chaque outil peut et ne peut pas faire.
• Panorama comparé Claude vs Gemini vs ChatGPT — forces respectives pour l'événementiel : rédaction longue, génération visuelle, intégration Workspace.
• Limites et risques spécifiques — hallucinations sur les fournisseurs, les lieux, les noms d'entreprises et les contacts ; données clients confidentielles ; droit à l'image ; RGPD participants.
• Cadre de confidentialité — que peut-on (ne pas) mettre dans un prompt quand on traite le brief d'un grand compte ou le fichier de ses participants ?

Cas concret affiché en live

• Situation : brief de 14 pages d'un client CAC 40 pour une convention 800 personnes. Quelles informations puis-je coller dans Claude/Gemini/ChatGPT ? Lesquelles dois-je anonymiser ? Quels paramètres de confidentialité activer dans chaque outil ?

Programme

• Prise en main des trois interfaces et de leurs fonctions visuelles natives.
• Méthodologie de prompt événementiel — structure CRÉER : Contexte client – Rôle – Événement cible – Exigences – Esprit/ton – Rendu attendu.
• Prompts longs pour briefs complexes : intégrer cahier des charges, contraintes de lieu, budget, parcours participant.

Génération visuelle — partie centrale du module

• Créer un moodboard d'ambiance (gala, soirée corporate, lancement produit, convention) avec ChatGPT (GPT-Image) et Gemini (Imagen)
• Générer des visuels de scénographie conceptuelle : entrée immersive, scène, espace networking, photocall
• Produire un plan de salle commercialisable et des mockups d'emplacements exposants à partir d'un brief
• Créer des visuels d'identité événement : save-the-date, signalétique, fond d'écran de présentation
• Utiliser Claude comme directeur artistique prompt — piloter la cohérence narrative et rédiger les prompts visuels envoyés à Gemini ou ChatGPT
• Itération visuelle : affiner un visuel en 3 à 5 allers-retours jusqu'à ce qu'il soit présentable au client

2 cas concrets en live

• CAS 1 — Soirée fin d'année banque privée, 250 invités, thème « Renaissance contemporaine » : moodboard 6 visuels + plan de scénographie illustré en 25 minutes
• CAS 2 — Plan de salle commercialisable et mockup d'emplacement exposant : zonage par niveau de trafic, visuel de stand prêt à intégrer dans un dossier exposant

Partie A — Sponsors & partenaires · 30 min

• Construire la liste cible — partir du positionnement de l'événement (secteur, audience, valeurs) pour générer une liste de partenaires plausibles, puis la qualifier sur signaux vérifiables : campagnes en cours, engagements RSE, présence sur les événements concurrents.
• Le dossier de partenariat — promesse d'audience chiffrée, grille de contreparties par niveau, valorisation de chaque contrepartie, argumentaire ROI orienté marketing du partenaire et non logistique de l'organisateur.
• Personnaliser à l'échelle — un dossier unique décliné en vingt accroches sur mesure, séquence de relance en quatre temps, préparation d'entretien avec objections types et réponses.
• Le réflexe de vérification — noms d'entreprises, interlocuteurs, montants de sponsoring passés : trois zones où les trois outils inventent avec aplomb. Protocole de contrôle systématique avant tout envoi.

Partie B — Commercialisation des emplacements · 30 min

• Du plan de salle à l'offre commerciale — zonage par niveau de trafic, typologies d'emplacements, grille tarifaire différenciée, packs combinant surface, visibilité et prise de parole.
• Argumenter par typologie d'exposant — le même emplacement vendu différemment à un grand compte, à une start-up et à une institution ; simulation d'objections sur le prix et sur la zone.
• La séquence de commercialisation — relance prioritaire des exposants de l'édition précédente à partir de leurs données N-1, prospection des nouveaux, confirmation, puis génération automatique du dossier technique exposant.
• Le suivi — tableau de commercialisation, taux de remplissage par zone, relances ciblées sur les zones creuses.

2 cas concrets en live

• CAS 3 — Événement professionnel annuel, 900 participants : d'une liste de 40 partenaires cibles au dossier de partenariat complet et aux dix premiers mails personnalisés, en 20 minutes.
• CAS 4 — Espace exposants de 40 emplacements : grille tarifaire par zone, argumentaire par typologie et séquence de relance des exposants de l'édition précédente.

Programme

• Création d'un Projet Claude / Gem Gemini / GPT personnalisé dédié à votre structure.
• Intégration de vos documents : charte, modèles de recommandation, grille tarifaire interne, base fournisseurs, base exposants et partenaires, retours d'expérience.
• Tests et ajustements pour garantir un ton cohérent avec votre maison.

6 assistants — 3 construits en direct, 3 livrés pré-configurés

• Recommandation & réponse AO — rédige une trame de reco ou structure une réponse à appel d'offres à partir d'un brief. Construit en direct.
• Sponsoring & commercialisation — dossier de partenariat, grille de contreparties, argumentaires exposants, relances. Construit en direct.
• Clôture & réédition — libération des lieux, quitus, enquête, bilans, plan de l'édition suivante. Construit en direct.
• Directeur artistique — génère prompts visuels et moodboards cohérents. Livré pré-configuré.
• Production & jour J — rétroplanning, check-lists, fiches techniques, conducteur, fiches de poste. Livré pré-configuré.
• Copywriter événement — contenus participants, exposants et partenaires : invitations, relances, scripts MC, posts LinkedIn. Livré pré-configuré.

Programme structuré par étape du cycle

• Étapes 1, 4 et 6 — rappel en synthèse : avant-vente, création visuelle et communication participants, déjà travaillées en profondeur aux Modules 2 et 3 ; ce module les remet à leur place dans le cycle.
• Étape 5 · Production & jour J — rétroplanning depuis la date J, check-lists J-30 / J-7 / J-1, briefs prestataires, conducteur minuté. Puis le plan de staffing et une fiche de poste par rôle : accueil, contrôle d'accès, vestiaire, régie, scène, restauration, référent exposants, volant — mission, plage horaire, position, à qui reporter, quoi faire en cas d'imprévu.
• Le briefing d'équipe décliné en trois formats : document complet, one-pager affiché en régie, message de rappel envoyé la veille. Et la fiche de crise : panne, retard d'un intervenant, absence d'un poste, météo, sur-fréquentation.
• Étape 7A · La libération des parties — démontage et restitution du site (planning inversé, check-list d'état des lieux, constat de sortie, levée de réserves) ; sortie des exposants (protocole de libération des emplacements, contrôle zone par zone, cautions, courriers de litige) ; clôture contractuelle (récapitulatif des engagements partie par partie, quitus, soldes, contrôle des livrables prestataires avant paiement).
• Étape 7B · Suivi des participants & réédition — enquête post-event et analyse des verbatims à grande échelle, bilans distincts pour la direction, les partenaires et les exposants, réemploi des chiffres de l'édition N comme arguments de l'édition N+1, séquence de pré-inscription et early bird, cadre RGPD de la base participants.
• Le garde-fou — sur la clôture, l'IA rédige mais ne juge pas : constats, retenues de caution et courriers de litige engagent juridiquement et passent systématiquement par un valideur humain.

Cas fil rouge en live

• Rencontres annuelles d'une fédération professionnelle — 900 participants, 2 jours, 25 partenaires, 40 emplacements exposants, lieu privatisé. Les 7 étapes déroulées avec un livrable IA visible et commenté à chaque étape.
• Pourquoi ce cas : parce qu'il est annuel. Un événement unique n'a pas d'édition suivante à préparer — seul un événement récurrent rend l'étape de réédition enseignable.

Principe

• Chaque participant travaille sur un dossier réel de sa structure (anonymisé si besoin) et choisit son angle selon son métier — prestation pour un client, ou événement propriétaire.

Déroulé de l'atelier

• Analyse du dossier — extraction structurée des enjeux avec Claude, quel que soit l'angle choisi.
• Angle agence — 3 concepts créatifs différenciants, moodboard visuel, note d'intention créative, structure des slides de présentation client.
• Angle organisateur — dossier de partenariat, grille de contreparties valorisées, grille tarifaire des emplacements et séquence de relance.
• Restitution croisée — chaque participant présente ses livrables au groupe.